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Bestellwesen wird neu organisiert

Die Organisationseinheiten der Medizinischen Universität haben ihre Bestellungen bisher vor allem über das Verwaltungsinformationssystem VIS online der Universität Innsbruck erfasst. Die Abteilungen Finanzen und IT-Services implementieren derzeit ein neues Bestellwesen, das mit Ende des Jahres in Betrieb gehen soll. Auch andere VIS Anwendungen werden in Kürze abgelöst.

Nach der Trennung der Innsbrucker Universitäten mussten auch zahlreiche Verwaltungsabläufe aufgelöst und neu organisiert werden. Das bisher gemeinsam verwendete Verwaltungsinformationssystem VIS online steht der Medizinischen Universität Innsbruck daher nur noch bis zum Jahresende zur Verfügung. Die Abteilung Finanzen setzt zur Zeit in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung IT-Services neue Abläufe für die Abwicklung von Bestellungen durch die Organisationseinheiten der Medizinischen Universität um. Ein Teil der Einrichtungen wird wie schon bisher ihre Bestellungen über die Verwaltungssoftware SAP abwickeln, ein anderer Teil kann die Bestellungen ohne SAP erfassen, insbesondere §26 Projekte sind von der Verwendung eines EDV-basierten Bestellsystems ausgenommen. In diesem Bereich wird an der bisherigen Vorgangsweise nichts geändert. „Es wird für alle Organisationseinheiten sowohl beim Budget als auch bei den Bestellsummen Schwellwerte geben, unter denen die Verwendung von SAP nicht obligatorisch ist. Das soll die Prozesse für die Anwenderinnen und Anwender so einfach wie möglich gestalten“, so Christoph Wild, der Leiter der IT-Services.

Umfassende Information und Schulung

Ein Schreiben, das ausführlich über die künftigen Abläufe und die Verteilung der SAP-Lizenzen informiert, wurde vor einiger Zeit an alle Organisationseinheiten versendet. Darin wurde auch zu den begleitenden Schulungen eingeladen. Für die Erfassung der Belege wird es auch in Zukunft eine elektronische Archivlösung geben. Diese wird eng an die Verwaltungssoftware SAP angebunden sein. Mit dem Beginn des nächsten Jahr wird dann der Vollbetrieb beginnen. Auch andere VIS Anwendungen werden in Kürze abgelöst. So wird es eine eigene Lösung für die Besetzungsverfahren zur Bestellung des wissenschaftlichen und nicht wissenschaftlichen Personals geben. Die Urlaubsverwaltung wird dagegen in das neue Informationsmanagementsystem i-med.inside integriert.